Варвинська РДА
Анонси




















Доступ до публічної інформації

Назад

Наказ про затвердження Порядку доступу до приміщень архівного відділу Варвинської районної державної адміністрації


Порядок доступу до приміщень архівного відділу Варвинської районної державної адміністрації


Звіт про роботу архівного відділу Варвинської районної державної адміністрації за 2013 рік



*****


Звіт про роботу архівного відділу за 2017 рік.


1. Основні організаційні заходи.

В 2017 роціархівним відділом підготовлено в установленому порядку проект розпорядження районної державної адміністрації: про впорядкування та передачу архівних документів в 2017 році.

В установленому порядку прийнято розпорядження голови райдержадміністрації від 19 січня 2017 року № 15 „Про впорядкування документів в установах - джерелах комплектування архівного відділу районної державної адміністрації та передачу справ на державне зберігання”.

На виконання розпорядження від 19 січня 2017 року № 15 «Про впорядкування документів в установах - джерелах комплектування архівного відділу районної державної адміністрації та передачу справ на державне зберігання” проводиться впорядкування архівних документів та здійснюється приймання документів НАФ відповідно до затверджених графіків.


2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

В 2017 році проведені наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів:

  • 100 % закартоновано управлінські документи постійного зберігання, що надійшли на зберігання;
  • складений постелажний топографічний покажчик для архівосховища № 2;
  • в архівосховищах проведено знепилення картонажів та стелажів;
  • переміщено 1507 справ в додаткове архівосховище № 2 та 347 справ в середині архівосховища № 1;
  • здійснено шифрування 2044 архівних справ.

В 2017 році на державне зберігання надійшло 18 частин фондів, 431 справа.


Відомості про кількість частин фондів, що
надійшли до архівного відділу в 2017 році.

з/п

фонд
Назва фонду Роки справ К-ть справ
пост.
збер.
З особ
складу
тимч.
збер.
1. 22 Редакція районної газети «Слово Варвинщини» 2011-2012 14
2. 23 Відділ культури та туризму РДА 2010-2011 10
3. 30 Антонівська сільська рада 2012-2013 20
4. 44 Дащенківська сільська рада 2010-2015 3
5. 56 Озерянська сільська рада 2011-2012 2
6. 58 Управління агропромислового розвитку 2010-2013 26
7. 60 Леляківська сільська рада 2012-2013 18
8. 61 Фінансове управління РДА 2011-2012 24
9. 63 Світличненська сільська рада 2012-2013 17
10. 71 КЛПЗ «Варвинська ЦРЛ» 2010-2012 16
11. 75 Варвинська районна орг-я просп. працівників державних установ 2010-2011 3
12. 93 Мармизівська сільська рада 2012-2013 19
13. 97 Макіївська сільська рада 2011-2012 15
14. 109 Районна державна адміністрація 2009-2010 30
15. 113 Управління Державної казначейської служби 2011-2013 47
16. 114 Управління Пенсійного фонду України у Варвинському р-ні 2013-2015 33
17. 120 Відділ Держгеокадастру у Варвинському районі 2010-2016 131
18. 128 Домме Є.В (БабічЄВ) – місцевий дослідник, краєзнавець 2017 3
Всього 431

В 2017 році у фонді Варвинської селищної ради проведена каталогізація документів – переглянуто 37 справ управлінської документації та складено 32 картки.


3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

В 2017 році у 18 фондах проведено описання документів, описано 864 справи управлінської документаціїта 3 справи особового походження.


Список фондів, в яких проведено описання документів у 2017 році.


з/п

фон.
Найменування фонду Роки справ К-ть
справ
постій.
Зберіг.
К-ть
справ з
особов
складу
К-ть
справ
тимч.
Збер.
К-ть
погос.
Книг
1. 23 Відділ культури та туризму 2012-2013 10 4
2. 44 Дащенківська сільська рада 2015-2016 21 16 5
3. 45 Варвинська селищна рада 2015-2016 28 7
4. 47 Калиновицька сільська рада 2015-2016 20 17 6
5. 49 Остапівська сільська рада 2015-2016 19 14 3
6. 51 Брагинцівська сільська рада 2015-2016 21 16 2
7. 56 Озерянська сільська рада 2015-2016 22 16 8
8. 58 Управління АПР РДА 2012-2013 14 12
9. 59 Відділ освіти РДА 2014-2015 26 14
10. 65 Журавська сільська рада 2015-2016 22 14 16
11. 75 Варвинська районна орг-я профспспілки працівників державних установ 2010-2011 3
12. 78 Варвинська районна рада 2015-2016 33 5
13. 92 Кухарська сільська рада 2015-2016 21 15 3
14. 95 Богданівська сільська рада 2015-2016 20 14 4
15. 109 Районна державна адмінстр-я 2015-2016 42 17
16. 114 Управління Пенсійного фонду України у Варвинському р-ні 2016-2017 16 25
17. 120 Відділ Держгеокадастру у Варвинському р-ні 2016 479 3
18. 128 Домме Є.В (БабічЄВ)-місцевий дослідник, краєзнавець 2017 3
Всього: 820 209 47

В 2017 році у фонді Варвинської селищної ради проведена каталогізація документів – переглянуто 37 справ управлінської документації та складено 32 картки.


4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Архівний відділ приймав участь у нарадах-семінарах, підготованих райдержадміністрацією для голів та секретарів сільських та селищної рад.На семінарі розглянуто питання «Про порядок подачі документів на розгляд ЕК архівного відділу та вимоги до складання описів справта «Про порядок передавання документів органів місцевого самоврядування в процесі об»єднання територіальних громад» .


5. Використання інформації документів НАФ.

Всього в 2017 року надійшло і виконано 201 запит та 1 інформаційний запит, з них:

  • 94 тематичних (перейменування та реорганізація колгоспів, перейменування вулиць))
  • 107 – соціально-правових, з них:
  • 12 - про підтвердження трудового стажу;
  • 8 – про затверджений мінімум вихододнів
  • 87 - копії рішень сесій, виконкомів, розпоряджень райдержадміністрації, з них 31 – на платній основі (майнові та земельні).

7 запитів виконані з негативним результатом.

Депутатські запити та запити від Урядової гарячої лінії в 2017 році до архівного відділу не надходили.

На особистий прийом звернулося 138 громадян.

На сайті районної державної адміністраціції на веб-сторінці архівного відділу опублікована стаття до Дня Соборності України, до 100-річчя створення системи архівних установ України «Система архівних установ України» та до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні «Трагедія Голодомору 1932-1933 років в Україні».

28 жовтня 2017 року в районній газеті «Слово Варвинщини» опублікована стаття до 100-річчя створення системи архівних установ України «Система архівних установ України» та підготована стаття до 85-роковин Голодомору в Україні.


6. Розвиток і зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу.

В ІV кварталі 2017 року за рахунок надання архівним відділом платних послуг:

  • придбано 23 картонажі для зберігання документів на суму 2990 грн.;
  • придбано 4 вогнегасники ВВК-2 (ОУ-3) на суму 1818.40 грн.
  • здійснено перезарядку вогнегасників на суму 104 грн.


Начальник архівного відділу
Т.В. Тернавська


*****


Звіт про роботу архівного відділу районної державної адміністрації за 2016 рік (ф.209)


1. Основні організаційні заходи.

В 2016 році архівним відділом було підготовлено в установленому порядку проект розпорядження районної державної адміністрації: про впорядкування та передачу архівних документів в 2016 році.

В установленому порядку прийнято розпорядження голови райдержадміністрації від 14 січня 2016 року № 4 „Про впорядкування документів в установах - джерелах комплектування архівного відділу районної державної адміністрації та передачу справ на державне зберігання”.

На виконання розпорядження від 14 січня 2015 року № 4 Про впорядкування документів в установах - джерелах комплектування архівного відділу районної державної адміністрації та передачу справ на державне зберігання” проводиться впорядкування архівних документів та здійснюється приймання документів НАФ відповідно до затверджених графіків.


2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

В 2016 році проведені наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів:

  • 100 % закартоновано управлінські документи постійного зберігання, що надійшли в 2016 році;
  • в додатковому архівосховищі власними силами проведений ремонт, в ході якого здійснені:
    • заміна віконної рами на склопакет;
    • заміна вхідних дверей на металеві;
    • цементна стяжка підлоги;
    • укладання лінолеуму на підлогу;
    • обробка стін антинробковим розчином, їх шпаклювання та покраска;
    • заміна світильників закритого типу;
    • установка та збільшення протяжності стелажного обладнання на 60 пог.м.
  • переміщено 3021 справу в додаткове архівосховище.

В 2016 році на державне зберігання надійшло 18 частин фондів, 385 справ, 1 фонд, 2 справи.


Відомості про кількість частин фондів, що
надійшли до архівного відділу за 2016 рік.

з/п

фонд
Назва фонду Роки справ К-ть справ
пост.
збер.
З особ
складу
тимч.
збер.
1. 44 Дащенківська сільська рада 2011-2012 20
2. 45 Варвинська селищна рада 2011-2012 13
3. 47 Калиновицька сільська рада 2010-2012 20
4. 49 Остапівська сільська рада 2011-2012 19
5. 50 Гнідинцівська сільська рада 2010-2012 16
6. 51 Брагинцівська сільська рада 2010-2012 22
7. 56 Озерянська сільська рада 2010-2012 20
8. 65 Журавська сільська рада 2010-2015 22
9. 76 Варвинська ЗОШ І-ІІІ ст. 2009-2011 18
10. 78 Варвинська районна рада 2010-2011 25
11. 92 Кухарська сільська рада 2010-2012 22
12. 95 Богданівська сільська рада 2010-2012 22
13. 103 СТОВ «Україна» 2006-2016 7
14. 105 СТОВ «Нива» 2005-2015 9
15. 106 Варвинська ОДПІ ГУ ДФС у Чернігівській області 2011-2014 43
16. 108 СТОВ «Калиновицьке» 2006-2015 4
17. 114 Управління Пенсійного фонду України у Варвинському р-ні 2011-2015 28
18. 127 Варвинське районне управління юстиції 2008-2016 43
19. 128 Домме Є.В.(БабічЄВ) – місцевий дослідник-краєзнавець 2014 2
Всього 387

В 2016 році у відповідності до річного плану роботи проведено шифрування 2300 архівних справ та здійснено переміщення 2000 справ у середині архівосховища та перекартонування 1800 справ, та переміщення 3021 справи в додаткове архівосховище.


3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

В 2016 році в 18 фондах проведено описання документів, описано 1135 справ управлінської документації.


Список фондів, в яких проведено описання документів в 2016 році.


з/п

фон.
Найменування фонду Роки справ К-ть
справ
постій.
Зберіг.
К-ть
справ з
особов
складу
К-ть
справ
тимч.
Збер.
К-ть
погос.
Книг
Редакція районної газети
«Слово Варвинщини»
2013-2014,
2010
14 3
1. 30 Антонівська сільська рада 2014-2015 21 16 3
2. 51 Гнідинцівська сільська рада 2011-2012 16 12 5
3. 60 Леляківська сільська рада 2014-2015 21 14
4. 61 Фінансове управління РДА 2014-2015 26 8
5. 63 Світличненська сільська рада 2014-2015,
2013
20 11 6
6. 76 Варвинська ЗОШ І-ІІІ ст. 2009-2011 21 4
7. 93 Мармизівська сільська рада 2014-2015 21 14 4
8. 103 СТОВ «Україна» 2006-2015 7 24
9. 105 СТОВ «Нива» 2005-2015 9 19
10. 108 СТОВ «Калиновицьке» 2006-2015 4 11
11. 113 Управління Державної казнач. служби у Варвинському р-ні 2014-2015 43 11
12. 114 Управління Пенсійного фонду України у Варвинському р-ні 2013-2015 27 54
13. 120 Відділ Держгеокадастру у Варвинському р-ні 2014-2015 789 7
14. 127 Варвинське районне управлінню юстиції 2012-2016 21 --
15. СТОВ «Дружба-Нова» 2001-2011 17 42
16. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану 2012-2015 17 21
17. Домме Є.В.(БабічЄВ) – місцевий дослідник-краєзнавець 2014 2
Всього: 1117 250 18

В 2016 році у 2-х фондах - районної державної адміністрації та районної ради проведена каталогізація документів – переглянуто 27 справ та складено 32 картки.


4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

В 2016 році проведено 9 засідань експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації, на яких розглянутот та схвалено 17 номенклатур справ 23 описи справ постійного зберігання, 17 описів справ з кадрових пттань (особового складу),17 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду сільських рад, підприємств, установ та організацій Варвинського району.

Протягом 2016 року видано 95 справ 25 користувачам.


5. Використання інформації документів НАФ.

В 2016 році надійшло і виконано 134 запити, з них:

  • 63 тематичних (про перейменування та реорганізацію колгоспів, КСП, сільськогосподарських товариств з обмеженою відповідальністю);
  • 71 – соціально-правових, з них:
  • 21 – про підтвердження трудового стажу(з них 3 – для призначення пільгової пенсії);
  • 46 – про видачу копій рішень сесій, виконкомів, розпоряджень райдержадміністрації, з них 22 – на платній основі (майнові та земельні).
  • 1 – про обрання депутатом районної ради;
  • 3 – про затвердження мінімуму вихододнів.

9 запитів виконані з негативним результатом, 2 – з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів.

Депутатські запити та запити від Урядової гарячої лінії в 2016 році до архівного відділу не надходили.

На особистий прийом звернулося 106 громадян.

2016 році архівним відділом підготовані дві виставки копій архівних документів, наданих Державним архівом Чернігівської області:

  • ІІ квартал – до 30-ї річниці Чорнобильської трагедії – «30 років трагедії Чорнобиля»;
  • ІІІ квартал – до 25-ї річниці Незалежності України – «Щлях до Незалежності мовою архівних документів».

В ІІІ кварталі 2016 року в районній газеті «Слово Варвинщини» опублікована стаття «Різновиди архівних запитів».

В ІV кварталі 2016 році направлений матеріал для опублікування в «Архівному віснику» про забезпечення збереженості документів в архівному відділі районної державної адміністрації.


6. Розвиток і зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу.

В 2016 році за рахунок надання архівним відділом платних послуг в додатковому архівосховищі власними силами проведений ремонт, в ході якого здійснені:

  • заміна віконної рами на склопакет;
  • заміна вхідних дверей на металеві;
  • цементна стяжка підлоги та укладання лінолеуму;
  • обробка стін антинробковим розчином, їх шпаклювання та покраска;
  • заміна світильників на закритого типу.

Крім того, збільшена протяжність комбінованого стелажного обладнання на 60 пог. м шляхом виготовлення та встановлення додаткового стелажного обладнання в додатковому архівосховищі, і складає 74 пог.м.


Начальник архівного відділу
Т.В. Тернавська

Назад




11 Червня 2018 08:15