Варвинська РДА
Анонси

















Новини

Назад

**********************


Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів

На початку нового діловодного року працівникові, відповідальному за організацію діловодства в установі, доведеться виконати великий обсяг дуже важливої роботи, від якої залежатиме стан упорядкованості й подальша збереженість документів установи.

Починаючи діловодний рік, особа, відповідальна за діловодство повинна:

  • поновити нумерацію в усіх діловодних реєстраційних та облікових формах (журналах реєстрації, книгах обліку, картотеках, базах даних);
  • згрупувати у справи документи, закінчені (виконані) у минулому діловодному році, відповідно до минулорічної номенклатури справ;
  • минулорічну номенклатуру справ закрити підсумковим записом;
  • відомості про фактичну наявність заведених минулого року справ передати працівникові, відповідальному за архів;
  • перехідні справи відокремити від закінчених;
  • закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання оформити належним чином і здати в архів установи;
  • відібрати документи (справи) для знищення;
  • завести нові справи, передбачені номенклатурою справ, затвердженою керівником установи на поточний рік;
  • ретельно переглянути чинну в установі інструкцію з діловодства й у разі потреби внести до неї зміни, уточнення, доповнення або підготувати проект нової інструкції.

Існують три основні форми реєстрації документів — журнальна, карткова й автоматизована із застосуванням відповідної комп’ютерної програми. Зважаючи на те, що традиційною і найпоширенішою формою реєстрації документів є журнальна, розглянемо порядок роботи з нею.

У перші дні нового діловодного року слід зробити підсумкові записи в усіх заведених журналах, а саме: у кожному журналі після останнього реєстраційного запису провести суцільну рису, під нею зафіксувати відомості про кількість зареєстрованих у цьому журналі документів за рік, проставити підпис і дату.


Наприклад:

Усього в розділі Журналу за 2016 зареєстровано 198 документів.


    Посада               Підпис               Ініціали, прізвище

    03.01.2017 р.

Якщо у новому діловодному році записи в журналі будуть продовжуватися, то реєстрацію документів слід розпочати з нової сторінки. Починаючи з першого робочого дня нового року реєстраційний запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі, має починатися з номера 1.

Якщо у запровадженому у минулі роки журналі реєстрації залишилося всього кілька чистих сторінок, яких явно буде недостатньо для реєстрації цих документів упродовж цілого діловодного року, слід розпочати новий журнал.


Формування документів у справи.

Закінчені минулого року документи слід згрупувати у справи відповідно до минулорічної номенклатури справ для того, щоб згодом (залежно від строків зберігання відповідних справ) здати їх на тривале або постійне зберігання в архів або знищити після закінчення певного тимчасового (до 10 років включно) зберігання у поточному діловодстві.

Працівник, відповідальний за діловодство, має дотримуватися порядку групування документів у справи, а саме:

  • групувати у справи документи тільки за один рік, за винятком документів, уміщених у особові та перехідні справи;
  • вміщувати в справи лише оригінали документів, або у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
  • не включати у справи постійного зберігання чернетки, особисті документи працівників, розмножені копії документів, а також документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).

Одна справа (том, частина) не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

Протоколи засідань колегіальних органів і оперативних нарад групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо), які додаються до протоколів, групують разом із ними в одній справі. При цьому такі документи систематизують за датами і номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання. Документи (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, які виступають, тощо) з організації та проведення засідань колегіальних органів формують у справи окремо від протоколів; доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності закладу, або за авторами ініціативних документів.

Невелику кількість таких документів можна формувати в одну справу. Усередині кожної справи доручення систематизують за датами; затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів; листи групують у справи за змістом та кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: лист-відповідь йде за ініціативним листом.

Накази (розпорядження) з основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються у справи відповідно до їх видів та строків зберігання (75 або 5).


Закриття минулорічної номенклатури справ

На початку нового діловодного року працівник, відповідальний за діловодство, повинен обов’язково зробити підсумковий запис у номенклатурі справ про категорії та кількість справ, сформованих минулого року.

Підсумковий запис номенклатури справ роблять на останньому аркуші цього документа у формі таблиці. Працівник, відповідальний за діловодство, складає і підписує підсумковий запис номенклатури справ, після чого подає до архіву звіт про фактичну наявність справ, заведених за рік, наприклад:


Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2016 році
За строками зберігання Разом У тому числі
таких, що переходять з відміткою "ЕПК"
Постійного 95 12 --
Тривалого (понад 10 років) 35 15 3
Тимчасового (до 10 років включно) 140 32 17
Усього 270 59 20

Відповідальний за архів             Підпис             Ініціали, прізвище
02 січня 2017 р.

У підсумковому записі зазначають кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо і за всіма категоріями разом.

У відповідних графах навпроти кожної категорії наведено відомості про кількість перехідних справ та справ із позначкою «ЕПК».

Перехідними вважають справи, створені за темами, проблемами або питаннями, вирішення яких потребує більше одного року або які формуються упродовж кількох років, наприклад, документи постійних комісій сільської ради формують за скликання. Отже, якщо вони створені у 2015 році, то у 2016, 2017, і т.д. до кінця скликання є перехідними. Такі справи вносять до зведеної номенклатури справ упродовж всього строку їх формування.

Якщо до строку зберігання справи додано позначку ЕПК, це означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне, історичне чи практичне значення і підлягати постійному зберіганню. Питання щодо подальшого зберігання таких документів вирішується за погодженням із експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву області.


Оформлення справи для передання в архів

В архів установи передають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) разом із реєстраційними журналами та контрольно-обліковими картками на документи, як правило, через два роки після їх закінчення у діловодстві. Наприклад, на початку 2017 року слід передавати в архів справи за 2014 рік. Їх передавання здійснюється за описами справ складеними працівником, відповідальним за діловодство.

Закінчені в діловодстві справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть бути передані в архів установи за рішенням його керівника, у разі якщо в робочих приміщеннях недостатньо місця для їх зберігання.

Кожна сформована справа постійного і тривалого зберігання підлягає певному оформленню, що передбачає:

  • нумерацію аркушів справи;
  • складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;
  • складення засвідчувального напису справи;
  • оправлення справи в обкладинку з твердого картону;
  • оформлення обкладинок справ.


Нумерація аркушів справи

Усі аркуші справи, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, слід пронумерувати арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумерують окремо.

Аркуші справ, що складені з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивають за один бік і нумерують як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюють на формат А4. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерують як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерують окремо. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумерують валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюють їх перенумерацію, під час якої старі номери закреслюють однією скісною рискою і поряд проставляють новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (15-а, 22-б тощо).


Складення внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складають до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких інших діловодних справ визначається інструкцією з діловодства.

Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташовано кожен документ.

До внутрішнього опису складають підсумковий запис, у якому наводять цифрами та літерами кількість документів, які включено до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Складений внутрішній опис підписує особа, відповідальна за діловодство. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.


Складення засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи складають із метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

З асвідчувальний напис складають на окремому аркуші, що вміщують у кінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному напису зазначають цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному напису застерігають такі особливості нумерації документів справи:

  • наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
  • номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
  • номери великоформатних аркушів;
  • номери конвертів із укладеннями та кількість аркушів укладень.

Складений засвідчувальний напис підписує особа, відповідальна за діловодство.

Усі подальші зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначають у засвідчувальному напису з посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі у кінці складають новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюють і зберігають у справі постійно.


Оправлення справ

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) треба оправити у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшити на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучають із документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого берегу, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.


Оформлення обкладинок справ

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), та з кадрових питань (особового складу) оформляють за встановленою формою.

Перед передаванням справ у архів установи, до тексту на їх обкладинках вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляють крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указують число, місяць і рік, при цьому число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами. На обкладинці справи проставляють їїномер за описом і, за погодженням із архівом закладу, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, на обкладинці справи зазначають нову назву, а попередню беруть у дужки.

Написи на обкладинках справ роблять чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не оправляють у тверду обкладинку, аркуші не нумерують, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадять.


Відбір документів для знищення

Працівнику, відповідальному за діловодство, на початку нового діловодного року необхідно приділити увагу документам і справам тимчасового зберігання, з метою відбору таких документів (справ) для знищення. Це, як правило, справи зі строком зберігання 1 рік, 3 роки та 5 років. У результаті відбору документів (справ), строки зберігання яких закінчилися, складають акт про вилучення для знищення документів (справ), не внесених до Національного архівного фонду. Справи включають у цей акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому саме складено акт. Наприклад, в акт, який буде складено після 1 січня 2017 року можуть бути включені справи, закінчені у поточному діловодстві: з трирічним строком зберігання - в 2013 році, а з п’ятирічним строком зберігання - у 2011 році.

Знищення документів проводять після схвалення акта архівною установою та затвердження керівником установи, якщо практична потреба в цих документах відпала.


Перегляд інструкції з діловодства

Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242. На початку нового діловодного року працівнику, відповідальному за діловодство, не зайвим буде переглянути розділи чинної інструкції з діловодства. Можливо, доведеться внести до неї зміни та/або доповнення. Такі зміни вносяться до інструкції шляхом видання керівником розпорядчого документа. Якщо є необхідність переробити інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, працівник служби діловодства має підготувати і подати на затвердження керівнику нову редакцію інструкції.



**********************


Про видання нових правил

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджені Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування на підприємствах, в установах і організаціях та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181.

У вересні-жовтні 2015 року зазначені Правила буде видано окремою книжкою. З питань придбання книжки необхідно звертатися безпосередньо до видавництва «Інкунабула»: вул. Митрополита Василя Липківського, (колишня вул. Урицького), 45, оф. 503, м. Київ, 03035, тел. (044)244-06-16., моб. (098) 717-12-61.

З Правилами можна ознайомитися на офіційному веб-порталі Державної архівної служби в розділі «Нормативні документи» в підрубриці «Накази Міністерства юстиції».

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

**********************


Відбулася виїзна нарада-семінар

28 травня 2015 року відбулася виїзна нарада-семінар Державного архіву Чернігівської області з питань архівної справи та діловодства на базі Варвинської районної державної адміністрації. В роботі наради-семінару взяли участь начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Чернігівської області Новик Наталія Петрівна, провідний спеціаліст відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Чернігівської області Биховець Інна Михайлівна, начальник архівного відділу районної державної адміністрації Тернавська Тетяна Вікторівна, відповідальні за ведення діловодства та архів установ джерел комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, які передають документи до архівного відділу районної державної адміністрації.

В ході наради-семінару розглянуто питання щодо Національного архівного фонду України, як складову частину вітчизняної історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, сучасні вимоги до складання та оформлення службових документів, про стан та перспективи розвитку архівної справи в Варвинському районі, про основні вимоги до документів, що подаються на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернігівської області та експертизу цінності документів, їх внесення до Національного архівного фонду.






Начальник архівного відділу
районної державної адміністрації
Т.В. Тернавська


**********************


Пам’ятаємо. Перемагаємо.

З 5 травня 2015 року в рамках заходів з відзначення 70-ї річниці Перемоги над нацизмом у Європі в районній державній адміністрації діє виставка фотокопій архівних документів «Пам’ятаємо. Перемагаємо».



Архівний відділ районної державної адміністрації


**********************


7 квітня 2015 року відбулася робоча зустріч начальника архівного відділу Тернавської Т.В. та директора районного трудового архіву Уляніч Н.В. з фахівцями відділу надходження, прогнозування платежів, обліку застрахованих осіб та контрошльно-перевірочної роботи Управління Пенсійного фонду України у Варвинському районі.

У ході зустрічі обговорені норми чинного законодавства та терміни підготовки довідок для призначення або перерахунку пенсій, проведення зустрічних перевірок з достовірності видачі архівних довідок.



**********************


15 січня в залі засідань районної державної адміністрації за участю голови районної державної адміністрації Л. Долі та голови районної ради П. Бакуменка відбувся семінар-нарада з головами та секретарями територіальних громад району. В ході навчання начальник архівного відділу районної державної адміністрації Тернавська Т.В. інформувала присутніх про Порядок подання описів справ на розгляд експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації та експертно-перевірної комісії Держархіву Чернігівської області.



**********************


Виставка архівних документів

З 7 травня 2014 року в рамках заходів з відзначення 69-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років в архівному відділі районної державної адміністрації діє виставка архівних документів „Перемога мовою архіву”.



**********************


До 80-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні.

В архівному відділі районної державної адміністрації діє виставка „Голод 1932-1933 років на Варвинщині мовою архівних документів” до 80-х роковин Голодомору в Україні.

На виставці представлені копії розсекречених архівних документів 1932-1933 років, які документально підтверджують страшну картину Голодомору. Документи стосуються політики хлібозаготівель, насильницького вилучення продовольства, коли у селян відбирали все, не залишаючи ні найменших запасів. Також є доповідні записки керівників району в область про важкий стан селян, про відсутність харчів у цілих родин, випадки смерті від голоду. Архівні документи не дають забути страшну правду Голодомору.



**********************


З 20 березня 2013 року в районній державній адміністрації діє виставка архівних документів „90 років Державному архіву Чернігівської області” з історії створення Держархіву області.



**********************


11 грудня 2012 року в райдержадміністрації відбувся семінар для голів та секретарів сільських та селищної рад.

На семінарі розглянуто питання про впровадження нової редакції Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Нова редакція Типового переліку документів розроблена Укрдержархівом. Перелік затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 та зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

Перелік включає загальні типові документи, однотипні для різних організацій. Оскільки він зареєстрований у Міністерстві юстиції України, то він є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів з метою включення документів до складу Національного архівного фонду.

**********************


Реєстрація районного трудового архіву.

5 липня 2012 року зареєстрована комунальна установа „Районний трудовий архів” Варвинської районної ради.

**********************


27 березня 2012 року відбулося засідання 10 сесії VІ скликання Варвинської районної ради, на якому розглянуто питання про створення комунальної установи „Районний трудовий архів” Варвинської районної ради та прийнято відповідне рішення. Також затверджене Положення про комунальну установу „Районний трудовий архів”.

Назад



22 Червня 2017 16:22
20 Червня 2017 16:23
20 Червня 2017 16:20
20 Червня 2017 14:41